STYREINSTRUKS OG SAKSBEHANDLING


(Vedtatt av styret den … (dato)

  • STYRETS SAKSBEHANDLING
  • Innkalling til styrebehandling

Styrets leder kaller inn til styremøter etter behov, men minst én gang hver tredje måned. Innkalling skal skje skriftlig (pr brev/e-post) med minst to ukers varsel og med angivelse av dagsorden. Styrets leder eller flertallet av styremedlemmene kan, med angivelse av ønsket dagsorden, kreve at det blir innkalt til styremøter.

Styremøtet skal ellers gjennomføres i henhold til NIFs lov § 2-9.

Ekstraordinære styremøter kan kalles inn på kortere varsel dersom sakens natur tilsier umiddelbar styrebehandling.

Saker som styremedlemmer ønsker satt på dagsorden skal forelegges styrets leder så tidlig som mulig og senest en uke før styrebehandlingen. Dersom fristen ikke overholdes, avgjør styret om saken skal inntas i dagsorden under styremøtet.

Dersom flertallet av styremedlemmene ønsker det, kan representanter fra ledelsen, sakkyndige eller øvrige personer som har relevante opplysninger, bli innkalt til styremøtene.

  • Behandling av saker i styret

Styret skal behandle saker i møte (fysisk), med mindre styrets leder eller et flertall av styremedlemmene finner at saken kan behandles pr. mail, pr. telefon eller på annen betryggende måte. Styrets leder skal sørge for at alle styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte (fysisk). Styrets leder eller et flertall av styremedlemmene kan kreve fysisk møtebehandling.

Styrebehandlingen ledes av styrets leder. Dersom styrets leder ikke deltar i møtet, ledes møtet av nestleder eller, om denne heller ikke deltar i møtet, av et annet styremedlem valgt av styret.

Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og har tale- og forslagsrett.

  • Beslutningsdyktighet

Styret kan treffe beslutning når et flertall av medlemmene møter til styrebehandlingen, jf. klubbens lov og NIFs lov § 2-9. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

En beslutning av styret krever at flertallet av de styremedlemmer som deltar i behandlingen av en sak, har stemt for. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

  • Styreprotokoll

Det skal føres protokoll over styrebehandlingen, jf. NIFs lov § 2-9. Den skal minst angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåte og styrets beslutning. Det skal også fremgå om styrebehandlingen oppfyller reglene om vedtaksførhet.

Styremedlem som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Dette gjelder også for daglig leder.

Protokollen sendes styremedlemmene snarest mulig etter styremøtet og det skal angis en rimelig frist (primært 1 uke) for merknader som kan kreves innført i protokollen. Protokollen godkjennes og signeres i neste styremøte. Protokollen skal legges ut på klubbens hjemmeside.

Saker av konfidensiell eller av særlig sensitiv karakter er unntatt offentlighet og skal ikke legges ut på klubbens hjemmeside. Det skal føres B-protokoll i slike saker.

  • Inhabilitet

Styremedlemmers og daglig leders inhabilitet for så vidt gjelder å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe en avgjørelse følger av bestemmelsene i NIFs lov § 2-8.

  • Taushetsplikt

Samtlige styremedlemmer og daglig leder har taushetsplikt om fortrolige forhold de gjøres kjent med og om forhandlingene og avstemningene i styret og dets utvalg. Informasjon til utenforstående kan bare gis av styrets leder eller av daglig leder.

  • REPRESENTASJON UTAD

Styrets leder representerer klubben utad og tegner organisasjonen i saker som ikke er underlagt daglig leders myndighet.

  • INSTRUKS FOR KLUBBENS GRUPPESTYRER

3.1 Formål

Herværende instruks gjelder for klubbens gruppestyrer. Formålet med instruksen er å gi en oversikt over gruppestyrenes funksjoner, oppgaver og ansvar.

  • Gruppestyrenes myndighet og fullmakter

Gruppestyrene har det sportslige administrative ansvaret for de idretter som organiseres under de enkelte gruppene. Gruppestyrene avgjør således spørsmål relatert til treninger, konkurranser, samlinger, uttak mv.

Gruppestyrene er underlagt hovedstyret og kan ikke representere klubben utad eller pådra klubben forpliktelser uten etter fullmakt eller godkjennelse fra hovedstyret og/eller årsmøtet.

Eventuelle gjøremål gruppestyrene ønsker skal utføres eller ivaretas av daglig leder må tas opp med og avgjøres av hovedstyret.

  • Gruppestyrenes oppgaver

Gruppestyrenes hovedoppgaver er som følger:

  • Lede og organisere idrettsaktivitetene innen de enkelte grupper
  • Utarbeide budsjetter og planer for de enkelte grupper
  • Rapportere til daglig leder og/eller hovedstyret om gruppenes aktiviteter
  • (Øvrige forhold som hører inn under gruppestyrene kan også inntas her)

  • Gruppestyrenes saksbehandling

For gruppestyrenes saksbehandling, herunder innkalling til styremøter, beslutningsdyktighet, føring av styreprotokoll, inhabilitet og taushetsplikt gjelder de samme regler som for hovedstyret (se pkt. 1).

*****